Kassenbuchhaltung – Definition, Beispiel, Vor- und Nachteile

Kassenbuchhaltung - Definition, Beispiel, Vor- und Nachteile

Die Barbuchhaltung ist eine Rechnungslegungsmethode, bei der die Generierung von Einnahmen oder Einnahmen erfolgt, wenn ein Geldeingang erfolgt, und die Erfassung von Ausgaben, wenn eine Barzahlung erfolgt.

Es wird im Allgemeinen von kleineren Unternehmen verwendet, da es unkompliziert ist und niemanden mit einem hohen Maß an Kenntnissen der Buchhaltungspraktiken benötigt. Größere Unternehmen verwenden eine periodengerechte Buchhaltung, bei der Einnahmen erfasst werden, wenn sie verdient werden, und Ausgaben erfasst werden, wenn sie anfallen.

Was ist Kassenbuchhaltung?

Definition: Die Kassenbuchhaltung ist eine Buchhaltungs- oder Buchhaltungstechnik, bei der Zahlungseingänge in derselben Periode erfasst werden, in der sie eingehen, und die Erfassung von Ausgaben in der Periode erfolgt, in der sie tatsächlich bezahlt werden.

Alles in allem werden Ausgaben und Einnahmen erfasst, wenn Geld bezahlt und empfangen wird. Vereinfacht gesagt findet in der Kassenbuchhaltung die Erfassung von Transaktionen dann statt, wenn sie tatsächlich stattfinden.

Beispiel Kassenbuchhaltung

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen ABC stellt einem Kunden 15.000 US-Dollar für am 20. November erbrachte Dienstleistungen in Rechnung und erhält die Zahlung am 20. Dezember.

Ein Verkauf wird am Tag des Geldeingangs am 20. Dezember erfasst.

Auf die gleiche Weise, wenn ABC am 10. August eine Rechnung über 700 $ von einem Lieferanten erhält und die Rechnung dann am 10. September bezahlt. Die Ausgabe wird am Zahlungstag, dem 10. September, erfasst.

Wer verwendet die Cash Basic-Buchhaltung?

Es gibt eine Reihe von Kleinunternehmern sowie Freiberuflern, die sich für die Kassenbuchhaltung anstelle der Periodenrechnung entscheiden, da dies größtenteils die am wenigsten schwierige Buchhaltungsmethode ist. Es gibt außerdem einen kurzen Überblick darüber, wie viel Geld das Unternehmen wirklich zur Verfügung hat, was für jedes Unternehmen ein wichtiges Maß ist.

Während eine Reihe neuer Unternehmen oder Unternehmen die Barbuchhaltungsmethode anwenden können, ist sie nicht für alle geeignet. Viele kleinere Unternehmen mit Vorräten müssen möglicherweise die Abgrenzungsmethode der Buchführung anwenden, da sie ihnen bei der Verfolgung von Bestandsänderungen hilft. Einige der anderen Unternehmen, die ihre Dienstleistungen auf Kredit anbieten, sollten zusätzlich die Periodenrechnungsmethode anwenden.

Aufgrund der Mühelosigkeit und Einfachheit entscheiden sich jedoch zahlreiche Kleinbetriebe, Unternehmer und Einzelunternehmer für die Kassenbuchführung. Wenn Sie also einen Jahresumsatz von 25 Millionen US-Dollar erzielen und Waren nicht direkt an Verbraucher verkaufen, wäre die Cash-Basis-Buchhaltungsmethode besser als die Periodenrechnung.

So funktioniert die Kassenbuchhaltung in Aktion

Unternehmen, die sich für die Kassenbuchhaltung entscheiden, verbuchen Einkünfte bzw. Umsätze bei Erhalt der Barzahlung und achten nicht darauf, wann die Leistung erbracht wird.

Ausgaben funktionieren ebenfalls ähnlich und Unternehmen erfassen die Ausgaben in ihren Büchern, wenn sie die Zahlung leisten, und sie achten darauf, wann sie den Gewinn aus der Zahlung erhalten.

Probleme mit der Kassenbuchhaltung

An erster Stelle kann die Kassenbuchhaltung dazu verwendet werden, die monetären oder finanziellen Nachwirkungen eines Unternehmens zu manipulieren. Da es darum geht, keine Barquittung zu erfassen, kann die Umsatzbestätigung verschoben werden, und eine Verzögerung der Zahlung eines Lieferanten kann die Kostenbestätigung verzögern. Beispielsweise würde ein Unternehmer, der ein reduziertes steuerpflichtiges Einkommen melden möchte, Zahlungen an Lieferanten am Jahresende beschleunigen, um den anerkannten Betrag der Ausgaben zu erhöhen.
Ein weiteres bemerkenswertes Problem kann sein, dass Einnahmen und Ausgaben nicht anfallen, was zu einem falschen finanziellen Image eines Unternehmens führen kann. Haben Sie beispielsweise einen erheblichen Teil der Arbeit auf Vertragsbasis für ein langfristiges Projekt durchgeführt, können die Arbeit jedoch bisher nicht abrechnen, können Sie einen Verlust in der Kassenbuchhaltung erfassen, da noch keine Einnahmen vorhanden sind. Im Szenario der periodengerechten Buchführung hätten Sie die Möglichkeit gehabt, die Einnahmen im Zusammenhang mit der bisherigen Arbeit zu erfassen.

Einschränkungen der Kassenbuchhaltung

Es ist jetzt klar, dass eine grundlegende Einschränkung der Kassenbuchhaltung darin besteht, dass sie möglicherweise kein genaues Bild der verursachten, aber noch nicht beglichenen Verbindlichkeiten vermittelt, mit dem Ziel, dass das Unternehmen nach allen Angaben in einer a bessere Situation als es wirklich ist.

Andererseits impliziert die Kassenbuchführung zusätzlich, dass ein Unternehmen, das kürzlich eine enorme Aufgabe abgeschlossen hat und für das es mit einer Zahlung rechnen muss, möglicherweise weniger erfolgreich ist, als es tatsächlich ist, weil es die Materialien verwendet hat und Arbeit für die Aufgaben, hat aber die Zahlung noch erhalten.

Daher kann diese Rechnungslegungsmethode den Zustand des Geschäfts entweder übertreiben oder unterschätzen, falls die Einnahmen oder Zahlungen in einer Periode gegenüber einer anderen Periode besonders hoch oder niedrig sind.

Darüber hinaus finden Sie möglicherweise auch einige möglicherweise schlechte steuerliche Auswirkungen für Unternehmen, die sich für die Methode der Kassenbuchhaltung entscheiden.

Unterschiede zwischen Cash Basis und Accrual Accounting

Die Kassenbuchhaltung ist einfach und leicht zu verwalten, sodass Sie mehr Zeit für die Führung des Unternehmens haben. Für ein Startup oder ein kleines Unternehmen bietet die Kassenbuchhaltung häufig die besten Ergebnisse.

Aber wenn Unternehmen wachsen und größer werden, erweist sich die Periodenrechnung häufig als effektiver, da sie berücksichtigt, dass Einnahmen und Ausgaben in den Perioden erfasst werden, in denen sie anfallen, unabhängig davon, ob bis dahin kein Bargeld den Besitzer wechselt.

Die periodengerechte Rechnungslegung berücksichtigt ebenfalls die Bestandsverfolgung sowie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Daher kann die periodengerechte Rechnungslegung ein genaueres Bild der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens vermitteln.

Auf der anderen Seite ist die periodengerechte Buchhaltung im Vergleich zur Kassenbuchhaltung normalerweise mühsam, zeitaufwändig und schwer zu verstehen. Ebenso kann es schwieriger sein herauszufinden, wie viel Geld das Unternehmen zur Verfügung hat.

Wahl zwischen Cash- und Accrual Accounting

Sie müssen keine Genehmigung vom Internal Revenue Service einholen, wenn Sie sich zum ersten Mal für eine Rechnungslegungsmethode entscheiden, aber wenn Sie sich entscheiden, diese gewählte Methode in Zukunft zu ändern, müssen Sie die Genehmigung des IRS einholen. Dies kann durch Einreichung des Formulars 3115 – Antrag auf Änderung der Rechnungslegungsmethode beim Internal Revenue Service erfolgen.

Wenn Sie die Kassenbuchhaltung für Einnahmen wählen, müssen Sie sie auch für Ausgaben wählen. Ein paar andere Faktoren können ein integraler Bestandteil bei der Auswahl von Cash- und Accrual-Rechnungslegungsmethoden werden, also werfen wir auch einen Blick auf diese.

Da Unternehmen, die eine Kassenbuchhaltung verwenden, keine Einnahmen erfassen, bis sie Bargeld erhalten, müssen sie keine Steuern auf Verkäufe zahlen, für die sie noch keine Zahlung erhalten haben. Bis Ende des Jahres hätten sie die Möglichkeit, bestimmte Ausgaben zu beschleunigen, um ihr Nettoeinkommen zu senken und die zu zahlenden Steuern zu senken.

Öffentliche Organisationen in den USA sollten GAAP oder allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze befolgen, die die Anwendung der Periodenrechnungsmethode verlangen.

Verschiedene Banken, Kreditgeber sowie Investoren verlangen von den Organisationen oder Unternehmen, mit denen sie verbunden sind, dass sie die Methode der periodengerechten Rechnungslegung anwenden. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen derzeit keine Fremdfinanzierung sucht, aber in Zukunft möglicherweise eine Finanzierung benötigt, sollte es sich von Anfang an für die Periodenrechnung entscheiden.

Außerdem verlangen die wenigen Unternehmenskäufer geprüfte Jahresabschlüsse, und diese Prüfungen werden nach US-GAAP durchgeführt, was eine Periodenrechnung erfordert. Daher sollten sich Unternehmer oder Geschäftsinhaber, die beabsichtigen, ihr Unternehmen in naher Zukunft zu verkaufen, für die Methode der Periodenrechnung entscheiden.

Kurz gesagt, der Hauptfaktor bei der Entscheidung, welche Rechnungslegungsmethode gewählt werden soll, ist, welche Methode am besten zu Ihrem Geschäftsbetrieb und Ihren Zielen passt.

Vor- und Nachteile der Cash Basic Accounting

Vor- und Nachteile der Cash Basic Accounting

1. Vorteile der Cash Basic Accounting

Die Mühelosigkeit und Benutzerfreundlichkeit sind die Hauptgründe, die die Kassenbuchhaltung zu einer interessanten Buchhaltungsmethode für Unternehmer machen.

Es ist eine mäßig einfache Buchhaltungsmethode für die Ausbildung von Finanzfachleuten, außerdem erfordert es nicht so viel Buchhaltung, um so viel zu führen, wie dies bei der periodengerechten Buchhaltung erforderlich ist. Außerdem gibt es genügend Informationen, damit verschiedene Kleinunternehmer ihre Leistung sinnvoll verfolgen können. Es berücksichtigt auch keine zukünftigen Einnahmen und Zahlungen, wodurch es einen guten Überblick über die aktuellen Barmittel eines Unternehmens gibt. Es ist also gut aufgrund der kürzeren Lernkurve, der einfacheren Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben und weniger zu erfassenden Elementen.

2. Nachteile der Kassenbuchhaltung

Die Cash-Basis-Buchhaltung gleicht Ausgaben nicht mit den Einnahmen ab, die sie generieren helfen, und aus diesem Grund kann sie ein falsches Bild der Geschäftsleistung vermitteln.

Andererseits umfasst die Periodenrechnung die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und zeigt somit genauer die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Dies impliziert, dass es ein besserer Ausgangspunkt für eine langfristige Planung ist.

Viele Geldverleiher verlangen von ihren Kunden auch, dass sie für Steuerbegünstigungen oder Unternehmen (ausgenommen S-Unternehmen) mit durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen für die drei vorangegangenen Steuerjahre von über 25 Millionen US-Dollar und inflationsindexiert periodengerechte Buchführung verwenden.

Fazit!

Letztendlich ist klar, dass für kleine Unternehmen, die ihre Geschäfte hauptsächlich über Bargeldtransaktionen tätigen und keine großen Produktbestände unterhalten, die Cash-Basis-Buchhaltungsmethode nützlich, bequem und zuverlässig sein wird, um ihre Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen ohne großen Buchhaltungsaufwand.

In jedem Fall wäre für die zuverlässigste und aktuellste Buchhaltungsanalyse der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens die Wahl der Periodenrechnungsmethode die bessere Entscheidung.

Buchhaltungssoftware kann außerdem jedem Unternehmen dabei helfen, eine zahlungsbasierte oder periodengerechte Buchhaltungsmethode präzise und effektiv anzuwenden. Die Buchhaltungssoftware kann Buchhaltungszyklen glätten und dabei helfen, Genauigkeit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Alles in allem, was wird Ihre Definition von Kassenbuchhaltung sein? Und was bevorzugen Sie für Ihr Unternehmen – Kassenbuchhaltung oder Periodenrechnung? Teilen Sie uns Ihre Gedanken im Kommentarbereich unten mit.

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